Vedtægterne som angivet herunder kan downloades som PDF -> LINK.
Stiftet d. 21. oktober 2019
§ 1 - Navn & hjemsted
Foreningens navn er eCykle Klub Danmark. Foreningen er stiftet d. 21. oktober 2019 og har hjemsted i Herning Kommune.
§ 2 - Formål
Stk. 1: At drive og videreudvikle cykling som e-sport, i et godt socialt fælles forum, med et fair og stærkt konkurrence-incitament, til glæde for såvel bredden som eliten.
Stk. 2: Med udgangspunkt i e-sports cykling skal foreningen medvirke til at fremme fællesskabet og det sociale liv i foreningen, bl.a. ved afholdelse af virtuelle og fysiske arrangementer.
Stk. 3: Foreningens primære aktivitet vil være for medlemmer bosiddende i Danmark eller med relevant tilknytning til Danmark.
Stk. 4: Foreningens primære aktiviteter vil være på virtuelle platforme for e-cykling. Bestyrelsen vurderer løbende hvilke platforme der er relevante og mest interessante at fokusere på for opfyldelse af foreningens formål som helhed.
§ 3 - Medlemskab
Stk. 1: Som medlemmer kan optages enhver, der anmoder om medlemskab og kan tilslutte sig klubbens formål.
Stk. 2: Medlemskabet er gyldigt, når medlemmet har betalt kontingent.
§ 4 - Indmeldelse
Stk. 1: Indmeldelse skal ske elektronisk via retningslinjer som angivet på foreningens hjemmeside.
§ 5 - Udmeldelse
Stk. 1: Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren. Kontingent for den resterende del af året refunderes ikke.
Stk. 2: Sker fornyelse af kontingentet ikke, betragtes dette som en udmeldelse, og medlemskabet bliver slettet. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværende med foreningen afvikles.
§ 6 - Udelukkelse og eksklusion
Stk. 1: Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for eCykle Klub Danmark, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet ret til, ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen, at forlange eksklusionen forelagt på førstkommende generalforsamling som et særligt punkt på dagsordenen. En generalforsamlings beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
§ 7 - Kontingent
Stk. 1: Foreningens kontingent fastsættes for ét år ad gangen på den ordinære generalforsamling som del af det samlede budgetforslag.
§ 8 - Ordinær generalforsamling
Stk. 1: Generalforsamlingen er i alle anliggender foreningens øverste myndighed.
Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt virtuelt og/eller på fysisk lokation senest 1. juni.
Stk. 3: Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 20 dages varsel ved e-mail og offentliggøres på foreningens hjemmeside. Dagsorden og eventuel fysisk lokation skal fremgå af indkaldelsen.
Stk. 4: En rettidig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte medlemmer.
Stk. 5: Det reviderede regnskab for sidste regnskabsår, underskrevet af bestyrelse og revisor, samt budget for det kommende regnskabsår gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside for medlemmer med gyldigt login senest 7 dage inden generalforsamlingen.
Stk. 6: Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal fremsættes skriftligt til bestyrelsen senest 14 dage inden generalforsamlingen. Er der indkommet forslag, gøres disse tilgængelige på foreningens hjemmeside for medlemmer med gyldigt login senest 7 dage inden generalforsamlingen.
§ 9 – Generalforsamlingens dagsorden
På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter behandles:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
4. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelse.
5. Fastsættelse af kontingenter for kommende år på basis af budget fra bestyrelsen.
6. Behandling af rettidigt indkomne forslag fra medlemmer og bestyrelse.
7. Valg af bestyrelsesmedlem 1 og 3 og 5 og 7 i ulige år.
8. Valg af bestyrelsesmedlem 2 og 4 og 6 i lige år.
9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
10. Valg af revisor og revisorsuppleant.
11. Eventuelt.
Forslag fremkommet under pkt. 11 Eventuelt kan ikke sættes til afstemning.
§ 10 - Generalforsamlingens ledelse
Stk. 1: Generalforsamlingen afvikles under ledelse af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen, suppleant, kasserer, revisor eller revisorsuppleant for foreningen. Dirigenten har myndighed til at afgøre alle spørgsmål af formel karakter i forbindelse med generalforsamlingen. Skulle der blive fremsat forslag om en mistillidserklæring til dirigentens ledelse af generalforsamlingen, ledes afstemningen herom af formanden.
Stk. 2: Såfremt dirigenten afsættes, vælger generalforsamlingen en ny dirigent.
Stk. 3: Afstemning sker ved håndsoprækning på fysisk lokation eller virtuelt via den valgte platform for mødet.
Stk. 4: Alle beslutninger træffes ved simpelt flertal, medmindre vedtægten bestemmer andet. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Blanke stemmer medregnes ikke.
Stk. 5: Stemmeberettiget er alle medlemmer med aktivt og gyldigt medlemskab.
Stk. 6: Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger, og referatet underskrives af dirigenten og formanden. Referatet lægges på foreningens hjemmeside senest 4 uger efter afholdelse af generalforsamlingen.
§ 11 - Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis det forlanges af en generalforsamling, et flertal af bestyrelsens medlemmer, foreningens revisor eller hvis mindst 1/5 del af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsender anmodning herom til formanden. Anmodningen skal være ledsaget af en dagsorden for, hvad der ønskes behandlet på den ekstraordinære generalforsamling.
Stk. 2: Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
Stk. 3: Hvis ikke mindst ¾ af de medlemmer, der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, er til stede på denne, kan bestyrelsen nægte at lade dagsordenen komme til behandling.
Stk. 4: Den ekstraordinære generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antal fremmødte, og alle beslutninger træffes ved simpelt flertal. Der gælder dog særlige krav på en ekstraordinær generalforsamling vedrørende foreningens opløsning (se §15)
§ 12 - Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold.
Stk. 2: Bestyrelsen består af 3-7 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen for en periode af 2 år. Valgbar til bestyrelsen er alle medlemmer, der har stemmeret. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke sidde i en anden e-sports cykelklubs bestyrelse.
Stk. 3: Bestyrelsesmedlem 1, 3, 5 og 7 er på valg i ulige årstal, og bestyrelsesmedlem 2, 4 og 6 er på valg i lige årstal. Suppleanter vælges for et år ad gangen.
Stk. 4: Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og kasserer ved et konstituerende bestyrelsesmøde hurtigst muligt efter generalforsamlingen. Medlemmer under 18 år kan ikke vælges til formand eller kasserer.
Stk. 5: Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Stk. 6: Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig ved møder, der har været indkaldt i henhold til forretningsordenen, og kun hvis mindst 3 medlemmer, herunder formanden eller kassereren, er til stede.
Stk. 7: Bestyrelsesmøder afholdes løbende, og så ofte formanden eller 2 medlemmer finder det nødvendigt. Der tages beslutningsreferat efter behov, som lægges på foreningens hjemmeside.
Stk. 8: Fremkommer der spørgsmål, som ikke er omfattet af foreningens vedtægter, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse, men sagen skal dog fremlægges til medlemmernes godkendelse ved førstkommende generalforsamling. I særligt vigtige anliggender skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
§ 13 - Tegning og hæftelse
Stk. 1: Foreningen tegnes af formand og kasserer i fællesskab eller – ved forfald af formanden – af kassereren og 2 bestyrelsesmedlemmer. Formanden og kassereren har hver for sig prokura til foreningens konto.
Stk. 2: Foreningens regnskab løber fra 1. april til 31. marts og skal til enhver tid opfylde lovgivningens krav. Kassereren skal nøje følge udviklingen i foreningens økonomiske situation og løbende på bestyrelsesmøderne holde bestyrelsen orienteret herom.
Stk. 3: Et simpelt flertal i bestyrelsen kan beslutte at anbringe overskydende likviditet til bedst mulig forrentning, dog ikke i aktier eller andre risikobetonede investeringer. Der må ikke spekuleres med foreningens midler.
Stk. 4: Revisionsformen er en regnskabsmæssig revision af foreningens regnskab. Revisor kan foretage uanmeldt revision, og på bestyrelsens anmodning skal revisor foretage revision, når bestyrelsen finder anledning hertil, dog senest 8 dage efter anmodning.
Stk. 5: Der påhviler ikke foreningens medlemmer, og dermed heller ikke bestyrelsen, nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen. Foreningen hæfter alene ved sin formue.
§ 14 - Vedtægtsændringer
Stk. 1: Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
Stk. 2: Vedtægtsændringer følger samme regler som ”indkomne forslag”.
§ 15 - Opløsning
Stk. 1: Bestemmelse om opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
Stk. 2: Forslaget kan vedtages, hvis mindst ¾ af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvor mange stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
Stk. 3: På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke cykelsportslige eller almene, velgørende formål, som foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.
Således vedtaget på stiftende generalforsamling d. 21. oktober 2019, som ændret ved ordinær generalforsamling 31. august 2021 (§ 2 stk 4), 16. maj 2022 (§ 8 stk 2, 3, 5 og 6, § 9 stk 1, § 12 stk 2, 3 og 4) og 15. maj 2023 (§ 8 stk 2, § 9 stk 1).
